Datenschutzerklärung Bürgerportal

Erfüllung der Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DS-GVO 

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderer 
nationaler Datenschutzgesetze und datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: 
    Landkreis Oberhavel 
    Der Landrat 
    Adolf-Dechert-Straße 1 
    16515 Oranienburg 
    Telefon: 03301 601-1000 
    E-Mail-Adresse: Landrat@oberhavel.de 

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten des Landkreises Oberhavel erreichen Sie unter der Postanschrift des Verantwortlichen sowie telefonisch unter der Telefonnummer 03301 601 1093 und über die E-Mail-Adresse Datenschutz@oberhavel.de. 

III. Informationen über die Datenverarbeitungen

1. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles 

Bei jedem Aufruf des Bürgerportals erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Rechners oder Endgerätes (z.B. Smartphone). Folgende Daten werden hierbei erhoben: 

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs einschließlich Verweildauer
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden
• Übertragene Datenmenge

Die Daten werden in Logfiles gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

1.1. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Die Website wird von uns genutzt, um unserer gesetzlichen Verpflichtung zur Information der Bevölkerung über wichtige Angelegenheiten der Kommune zu erfüllen. Zudem dienen uns die erhobenen Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

1.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung  

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Speicherung der Daten in Logfiles ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit §§ 3, 16 Absatz 1 Brandenburgisches E-Government Gesetz (BbgEGovG) und § 19 Absatz 4 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). 

1.3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Empfänger der personenbezogenen Daten ist unser Dienstleister ITEBO GmbH (Dielinger Straße 39/40, 49074 Osnabrück). Der Dienstleister ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag an die Datenschutzgesetze und an unsere Weisungen gebunden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, an ein Drittland oder an internationale Organisationen, auch in Auszügen, erfolgt nicht. 

1.4. Dauer der Speicherung 

Die personenbezogenen Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, wenn die jeweilige Sitzung zur Bereitstellung der Website beendet ist.  Eine darüberhinausgehende Speicherung zu statistischen Zwecken werden die IP-Adressen der Nutzer durch Anonymisierung gelöscht oder verfremdet, sodass eine persönliche Zuordnung nicht mehr möglich ist.  

1.5. Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich 

Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne diese Daten ist jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet. Zudem können einzelne Dienste und Services nicht verfügbar oder eingeschränkt sein. 

2. Verwendung von Cookies  

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

2.1. Zweck der Datenverarbeitung 

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für 
die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz 
von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach 
einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies: 

• Übernahme von Spracheinstellungen  
  • Genutzte Cookies: GUEST_LANGUAGE_ID
• Identifizierung von Benutzersitzungen, die Benutzerauthentifizierung, die Erinnerung an die Sprachpräferenz des Benutzers und die Verwaltung von Benutzersitzungen
  • Genutzte Cookies: LFR_SESSION_STATE_* 
• Speicherung der verschlüsselten technischen ID bei Anmeldung 
  • Genutzte Cookies: ID 
• Speicherung des verschlüsselten Benutzernamen bei Anmeldung 
  • Genutzte Cookies: SCREENNAME 
• Unterstützung von Cookies  
  • Genutzte Cookies: COOKIE_SUPPORT 
• Speicherung der Cookieinstellungen 
  • Genutzte Cookies: purecookieDismiss 
• Speicherung zur Aufrechterhaltung der Server-Sitzung 
  • Genutzte Cookies: JESSIONID 
• Speicherung der aktuellen Liferay-Instanz 
  • Genutzte Cookies: COMPANY_ID

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. 

2.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DS GVO in Verbindung mit §§ 9 und 25 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). 

2.3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Empfänger der personenbezogenen Daten ist unser Dienstleister ITEBO GmbH (Dielinger Straße 39/40, 49074 Osnabrück). Der Dienstleister ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag an die Datenschutzgesetze und an unsere Weisungen gebunden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, an ein Drittland oder an internationale Organisationen, auch in Auszügen, erfolgt nicht. 

2.4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit 

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden. Die verschiedenen Cookies auf unserer Website haben die folgende Speicherdauer: 

• JESSIONID: wird für die Dauer der Session gespeichert 
• ID: wird für die Dauer der Session gespeichert 
• SCREENNAME: wird für die Dauer der Session gespeichert 
• Company_ID: wird für die Dauer der Session gespeichert 
• LFR_SESSION_STATE_*: wird für die Dauer der Session gespeichert 
• COOKIE_SUPPORT: wird für 1 Jahr gespeichert 
• GUEST_LANGUAGE_ID: wird für 1 Jahr gespeichert 
• purecookieDismiss: wird für 7 Tage gespeichert 

2.5. Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten mittels technisch notwendiger Cookies ist nicht gesetzlich und nicht vertraglich vorgeschrieben. Sollten Sie die Daten nicht bereitstellen, kann die Nutzung der Webseite mit technischen Einschränkungen verbunden sein.   

2.6. Profiling 

Ein Profiling findet nicht statt. 

3. Identifizierung natürlicher Personen über BundID 
 

3.1. Zweck der Verarbeitung 

Ihre Daten von der BundID werden zum Zweck der Anmeldung an unser Portal und zur Bereitstellung Ihres individuellen Postkorbs sowie zur Bearbeitung Ihrer Anträge verarbeitet. 

3.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung  

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Behörde übertragen wurde. Insofern ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit §§ 1, 3, 8 Onlinezugangsgesetz (OZG) die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.  

3.3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten 

Wenn Sie sich über die BundID identifizieren, erhalten wir folgende personenbezogene Daten: 

• Identitätsdaten: Name, akademischer Titel, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland, Anschrift, Staatsangehörigkeit, die Dokumentenart (des elektronischen Ausweismittels), eindeutige Identifizierungskennung, spezifische Daten (die von notifizierten oder sonstigen anerkannten elektronischen Identifizierungsmitteln übermittelt werden) sowie das dienst- und kartenspezifische Kennzeichen, 
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse; De-Mail-Adresse oder vergleichbare Adresse eines Zustelldienstes eines anderen EU-/EWR Staates nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, Telefon- oder Mobilfunknummer, Telefaxnummer, Technische Daten zur Kommunikation: Postkorb-Handle, Vertrauensniveau der Identifizierung (Werte: „Basisregistrierung“, „substanziell“ und „hoch“), sowie eine technisch zufällig generierte Kennung des angemeldeten Nutzers. 

3.4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Empfänger der personenbezogenen Daten sind die Städte, Ämter und Gemeinden im Landkreis Oberhavel, die OpenR@thaus nutzen und wenn Sie eine dort angebotene kommunale Leistung nutzen.  

Empfänger ist auch unser Dienstleister ITEBO GmbH (Dielinger Straße 39/40, 49074 Osnabrück). Der Dienstleister ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag an die Datenschutzgesetze und an unsere Weisungen gebunden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, an ein Drittland oder an internationale Organisationen, auch in Auszügen, erfolgt nicht. 

3.5. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer 

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung aufgehoben oder abgeändert wird. 
 

4. Registrierung für Unternehmen und juristische Personen (Mein Unternehmenskonto – „MUK“) 

4.1. Zweck der Verarbeitung 

Ihre Daten werden zum Zweck der Anmeldung an das Bürgerportal und zur Bereitstellung Ihres individuellen Postkorbs sowie zur Bearbeitung Ihrer Anträge verarbeitet. 

4.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung  

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Behörde übertragen wurde. Insofern ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit §§ 1, 3, 8 Onlinezugangsgesetz (OZG) die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.  

4.3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten 

Wenn Sie sich über „Mein Unternehmenskonto“ identifizieren, erhalten wir folgende personenbezogene Daten: 

• Identitätsdaten bei Anmeldung mit persönlichem Zertifikat (ID) sofern vorhanden: Adressdaten (Adresstyp, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Ortsteil, Adressergänzung, Land), Pseudonyme des Nutzers, Name und Vorname des Nutzers, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland, Akademischer Grad, Namenszusatz, Namensvorsatz 
• Identitätsdaten bei Anmeldung mit Organisationszertifikat (StNr) sofern vorhanden: Adressdaten (Adresstyp, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Ortsteil, Adressergänzung, Land), Pseudonyme des Nutzers, Personentyp (natürliche oder juristische Person), Unternehmensanschrift, Name und Vorname handelnde Person, Geburtsdatum handelnde Person, Akademischer Grad handelnde Person, Namenszusatz handelnde Person, Namensvorsatz handelnde Person, Rechtsform, Tätigkeit, Registernummer, Registerart, Registergericht, Datum der Übermittlung 
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse; De-Mail-Adresse oder vergleichbare Adresse eines Zustelldienstes eines anderen EU-/EWR-Staates nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, Telefon- oder Mobilfunknummer, Telefaxnummer, 
• Technische Daten zur Kommunikation: Postkorb-Handle, Vertrauensniveau Ihrer Identifizierung (Werte: „Basisregistrierung“, „substanziell“ und „hoch“), sowie eine technisch zufällig generierte Kennung des angemeldeten Nutzers. 

4.4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Empfänger der personenbezogenen Daten sind die Städte, Ämter und Gemeinden im Landkreis Oberhavel, die OpenR@thaus nutzen und wenn Sie eine dort angebotene kommunale Leistung nutzen.  Empfänger ist auch unser Dienstleister ITEBO GmbH (Dielinger Straße 39/40, 49074 Osnabrück). Der Dienstleister ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag an die Datenschutzgesetze und an unsere Weisungen gebunden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, an ein Drittland oder an internationale Organisationen, auch in Auszügen, erfolgt nicht. 

4.5. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer 

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung aufgehoben oder abgeändert wird. 
 

5. Webanalyse durch Matomo 

5.1. Zweck der Datenverarbeitung 

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen. Für folgende Anwendungen benötigen wir die Cookies: 

• Wiedererkennung von Benutzern und seiner Angaben in Formularfeldern 
  • Genutzte Cookies: pk_ses.*, _pk_id.*, Pk_ref*, Pk_cvar* 
• Aktivierung oder Deaktivierung von Matomo 
  • Genutzer Cookie: MATOMO_SESSID  

5.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten 

Im Bürgerportal nutzen wir das Webanalysetool Matomo, einen Webanalysedienst des Anbieters InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO in Verbindung mit § 25 Absatz 1 Telekommunikation-Digitale-DiensteDatenschutz-Gesetz (TDDDG). 
Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken, wodurch sie Ihr Widerrufsrecht ausüben. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.  
Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/. 

5.3. Dauer der Speicherung 

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden. Die verschiedenen Cookies auf unserer Website haben die folgenden Speicherdauer: 

• pk_ses.*: wird für 30 Minuten gespeichert; die Speicherung endet ebenfalls, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen 

• _pk_id.*: wird für 13 Monate gespeichert; die Speicherung endet ebenfalls, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen 

• Pk_ref*: wird für 6 Monate gespeichert; die Speicherung endet ebenfalls, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen 

• Pk_cvar*: wird für 30 Minuten gespeichert; die Speicherung endet ebenfalls, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. 

• MATOMO_SESSID: wird für 14 Tage gespeichert

6. Kontaktformular 

6.1. Zweck der Datenverarbeitung 

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten über ein Kontaktformular, die erforderlich sind, um Anliegen zu bearbeiten, Ihnen dazu eine entsprechende Rückmeldung geben zu können bzw. mit Ihnen bei Rückfragen Kontakt aufnehmen zu können.  Der Zweck der Verarbeitung ist es, mit Ihnen elektronisch zu kommunizieren. 

6.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Absatz 1 Brandenburgisches E-Government Gesetz und § 5 Brandenburgisches Datenschutzgesetz.  

6.3. Dauer der Speicherung 

Die von Ihnen im Kontaktformular gemachten Angaben zu Ihrem Anliegen werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Weitere Aufbewahrungsfristen können sich aus gesetzlichen Vorgaben ergeben. 

6.4. Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben 

Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich und nicht vertraglich vorgeschrieben. Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hätte jedoch zur Folge, dass wir Ihr Anliegen nicht bearbeiten können. 

IV. Rechte der betroffenen Person 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtung zu (Art. 16 DS-GVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DS-GVO). Erfolgt die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung und mithilfe automatisierter Verfahren, so haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).  

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.  

Weiter besteht ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (Stahnsdorfer Damm 77 in 14532 Kleinmachnow), sofern sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.